Promimpresa, nel suo impegno costante verso l’ottimizzazione dei processi interni e l’adeguamento alle normative vigenti, ha identificato nella redazione dei contratti – in particolare quelli relativi alla privacy – un’area ad alto consumo di tempo e risorse umane. La necessità di un’elevata precisione e la gestione delle diverse casistiche rendevano il processo manuale oneroso e suscettibile di errori.
La Sfida: Ridurre drasticamente i tempi di redazione e gestione dei contratti e delle informative privacy, garantendo al contempo la piena conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e migliorando l’esperienza utente.
La Soluzione: JformSyncr È stato sviluppato e implementato JformSyncr, una piattaforma integrata progettata per automatizzare il ciclo di vita della redazione contrattuale. Il sistema si configura come un ponte tra le esigenze amministrative e l’utente finale, sfruttando un’architettura tecnologica moderna.
Funzionalità Chiave:
- Questionario Dinamico: Il sistema invia un form intelligente e guidato all’utente. Questo questionario raccoglie tutte le informazioni necessarie per la redazione del contratto e dell’informativa privacy in modo strutturato e conforme.
- Generazione Automatica del Contratto: Una volta che l’utente compila e trasmette il questionario, JformSyncr elabora automaticamente i dati e genera l’informativa privacy ex Art. 13 del Regolamento UE 2016/679. Questo elimina la necessità di interventi manuali e di rielaborazioni successive.
- Notifica e Firma Elettronica: Il contratto generato viene immediatamente notificato all’utente via email, pronto per la sottoscrizione. Viene integrata una procedura di firma elettronica (FEA) con verifica tramite OTP (One-Time Password), garantendo autenticità e validità legale della sottoscrizione.
- Integrazione Esistente: Il progetto è stato concepito per integrarsi con i sistemi di gestione preesistenti (come “jforma”), garantendo un flusso di dati coerente e automatizzato.
Tecnologie Sottostanti (presunte, basate su conversazioni precedenti):
- Backend: Java con Spring Boot, per la logica di business, la gestione delle API e l’interazione con i database e i servizi esterni.
- Frontend: HTML per l’interfaccia utente del questionario, garantendo accessibilità e fruibilità.
- Database: Per la memorizzazione dei dati e lo stato dei processi.
- Servizi Esterni: Integrazione con servizi di invio email e, presumibilmente, con un provider di firma elettronica.
Risultati e Benefici Misurabili:
- Riduzione Drastica dei Tempi: L’automazione della redazione del contratto ha permesso di abbattere significativamente i tempi necessari per ogni singola pratica, passando da ore a pochi minuti di interazione utente-sistema.
- Maggiore Efficienza Operativa: Il personale amministrativo è stato sollevato da compiti ripetitivi e manuali, potendosi dedicare ad attività a maggior valore aggiunto.
- Conformità Normativa: La generazione automatica garantisce che tutti i contratti e le informative siano sempre aggiornati e conformi alle ultime disposizioni del GDPR.
- Miglioramento dell’Esperienza Utente: Il processo semplificato e digitalizzato rende la sottoscrizione dei contratti più rapida e meno burocratica per il ricevente.
- Precisione e Riduzione Errori: L’eliminazione dell’intervento manuale nella fase di redazione ha drasticamente ridotto gli errori umani.
Conclusione: JformSyncr Promimpresa si è affermato come un progetto strategico, un esempio concreto di come l’innovazione tecnologica, guidata da un’attenta analisi dei processi, possa generare efficienza, conformità e un valore tangibile per l’organizzazione e i suoi stakeholder.
